GESTÃO DE DOCUMENTOS

A gestão de documentos no Estado do Rio de Janeiro constitui-se através de um conjunto de ações que permitem garantir a disponibilidade, autenticidade, integridade e preservação dos documentos durante todo o seu ciclo de vida. Segundo a Lei Estadual nº 5.562 de 2009, que estabelece a política estadual de arquivos, a Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, classificação, avaliação, tramitação, uso e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Diante disso, compete ao Poder Público Estadual a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivo, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e à cidadania, e como elementos de prova e informação na garantia dos direitos individuais.

O APERJ, por meio da Coordenadoria de Gestão de Documentos, coordena o Programa de Gestão de Documentos junto aos órgãos e entidades do Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro. A implementação do Programa é fundamental para o gerenciamento do fluxo informacional desses órgãos e entidades, contribuindo para a governança e assegurando o direito de acesso à informação ao cidadão.

O PROGRAMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO

O PGD-RJ foi criado pelo Decreto Estadual nº 42.002, de 21 de agosto de 2009 para promover a racionalização e padronização dos procedimentos gerais referentes à Gestão de Documentos na administração pública estadual.

DECRETO ESTADUAL nº 42.002, de 21 de agosto de 2009.

Os principais objetivos do PGD-RJ são: a disponibilização da informação do Estado de forma organizada, acessível e protegida; a atuação do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro como gestor da documentação estadual; o fortalecimento de mecanismos de transparência administrativa e de comunicação; e a modernização da gestão da informação e integração dos sistemas de tecnologia.

O Programa estrutura-se da seguinte forma:

Normatização dos procedimentos de gestão de documentos e de protocolo; e
Atualização do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos das atividades-meio do Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro.
Orientação para elaboração e atualização dos Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos das atividades-fim pelas Comissões de Gestão de Documentos de cada órgão;
Capacitações em gestão de documentos e de protocolo para os servidores da Administração Pública Estadual.

O trabalho do PGD-RJ é realizado por meio das Comissões de Gestão de Documentos (CGD) de cada órgão e entidade da Administração Pública Estadual, sob orientação técnica da equipe do APERJ como órgão central do Sistema Estadual de Arquivos (SIARQ-RJ). As CGDs devem ser formadas por um membro representante de cada área-fim do órgão ou entidade estadual, um especialista em documentação, um especialista em protocolo e o ponto focal do SEI-RJ, com a indicação de um membro presidente da CGD e respectivos suplentes, nomeados por portaria.

DECRETO Nº 43.871, DE 08 DE OUTUBRO DE 2012.

Dispõe sobre a criação do Sistema de Arquivos do Estado do Rio de Janeiro (SIARQ-RJ) e define as competências do APERJ e das CGD.

CAPACITAÇÃO E TREINAMENTO

A Coordenadoria de Gestão de Documentos realiza capacitação e treinamento de gestão de documentos e gestão de protocolo voltados aos servidores do Poder Executivo estadual.

Para solicitar capacitação, o órgão deve encaminhar um ofício ao Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro.

Clique aqui para baixar o modelo de ofício.

O envio deve ser feito através do SEI-RJ, basta encaminhar para SEPLAG/APERJ/DAT.

SISTEMA DE IDENTIFICAÇÃO DE TIPOLOGIA DOCUMENTAL

O Sistema de Identificação de Tipologia Documental - SITD é uma ferramenta do PGD-RJ, viabilizada pela aplicação da metodologia de Identificação Arquivística. A inserção de dados no SITD é de responsabilidade das CGD de cada órgão ou entidade produtora dos documentos. A Coordenadoria de Gestão de Documentos do APERJ oferece treinamento e orientação técnica para uso do sistema, além de realizar acompanhamento técnico dos dados inseridos no SITD. Como produto, são extraídos do sistema os Planos de Classificação e as Tabelas de Temporalidade de Documentos dos diversos órgãos e entidades da administração pública do Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro.

Acesse a página do SITD

ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

A eliminação de documentos consiste na destruição dos documentos que já cumpriram prazo de guarda e não possuem valor secundário. O objetivo da eliminação é evitar o acúmulo desnecessário de documentos, diminuindo os gastos com recursos humanos e materiais. O resultado da eliminação é conseguido apenas através da avaliação documental e deve ter como base a Tabela de Temporalidade de Documentos em vigor. Para os documentos convencionais, a eliminação acontece por meio de cooperativas de reciclagem de maneira que o impacto ao meio ambiente seja o menor possível.