PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS DAS ATIVIDADES-MEIO DO ESTADO

Foi publicada este mês (16/09), no Diário Oficial, através do Decreto nº 47.764, a atualização do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-meio do Estado do Rio de Janeiro.

VOCÊ SABE O QUE É ATIVIDADE-MEIO? 

As atividades-meio são aquelas comuns a todos os órgãos, ou seja, são atividades que têm como característica auxiliar e viabilizar as atividades diretamente relacionadas à missão da instituição (atividade-fim). No Plano de Classificação e na Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-meio, podemos encontrar documentos relativos às áreas de recursos humanos, logística e patrimônio, por exemplo.

QUAL A IMPORTÂNCIA DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E DA TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS?

O Plano e a Tabela são os principais instrumentos de gestão de documentos que permitem aos órgãos e entidades da administração pública definir critérios para a eliminar documentos acumulados, resguardar, pelo tempo que se fizer necessário, documentos e informações essenciais para o desenvolvimento e execução das atividades da instituição, além da preservação da memória institucional.

A finalidade da gestão de documentos é o controle da produção documental, a racionalização do seu fluxo, a garantia do uso e a destinação adequada dos documentos, além de assegurar o acesso à informação. Como resultado, os serviços de arquivo são melhorados e as decisões de natureza político-administrativa ficam mais eficazes.

 Muitos benefícios ficam assegurados para todo o Estado do Rio de Janeiro, como:

•    redução do espaço físico necessário para armazenar documentos;

•    definição de fluxos;

•    rapidez para recuperar informações;

•    transparência administrativa;

•    viabiliza o acesso à informação;

•    redução de gastos operacionais;

•    eficiência e eficácia no gerenciamento de documentos.

 

A revisão dos instrumentos de gestão de documentos é fundamental para acompanhar o dinamismo das transformações na administração pública. Sendo assim, todas as funções e atividades que os órgãos desempenham devem estar refletidas nesses instrumentos. Além disso, a atualização permite aprimorar sua aplicação pelos servidores públicos.

 

É importante destacar que a nova versão dos instrumentos de gestão de documentos já está sendo aplicada no Sistema Eletrônico de Informações (SEI-RJ) para a produção e tramitação de documentos e processos administrativos com vistas ao controle e avaliação do prazo de guarda e destinação em meio eletrônico.

Para conferir essa atualização, acesse através do nosso site a área de “Instrumentos Técnicos” aqui mesmo em nosso portal http://www.aperj.rj.gov.br/inst_tec.php

Publicado em 30/09/2021



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