Foi publicada este mês (16/09), no Diário Oficial, através do Decreto nº 47.764, a atualização do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-meio do Estado do Rio de Janeiro.
VOCÊ SABE O QUE É ATIVIDADE-MEIO?
As atividades-meio são aquelas comuns a todos os órgãos, ou seja, são atividades que têm como característica auxiliar e viabilizar as atividades diretamente relacionadas à missão da instituição (atividade-fim). No Plano de Classificação e na Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-meio, podemos encontrar documentos relativos às áreas de recursos humanos, logística e patrimônio, por exemplo.
QUAL A IMPORTÂNCIA DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E DA TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS?
O Plano e a Tabela são os principais instrumentos de gestão de documentos que permitem aos órgãos e entidades da administração pública definir critérios para a eliminar documentos acumulados, resguardar, pelo tempo que se fizer necessário, documentos e informações essenciais para o desenvolvimento e execução das atividades da instituição, além da preservação da memória institucional.
A finalidade da gestão de documentos é o controle da produção documental, a racionalização do seu fluxo, a garantia do uso e a destinação adequada dos documentos, além de assegurar o acesso à informação. Como resultado, os serviços de arquivo são melhorados e as decisões de natureza político-administrativa ficam mais eficazes.
Muitos benefícios ficam assegurados para todo o Estado do Rio de Janeiro, como:
• redução do espaço físico necessário para armazenar documentos;
• definição de fluxos;
• rapidez para recuperar informações;
• transparência administrativa;
• viabiliza o acesso à informação;
• redução de gastos operacionais;
• eficiência e eficácia no gerenciamento de documentos.
A revisão dos instrumentos de gestão de documentos é fundamental para acompanhar o dinamismo das transformações na administração pública. Sendo assim, todas as funções e atividades que os órgãos desempenham devem estar refletidas nesses instrumentos. Além disso, a atualização permite aprimorar sua aplicação pelos servidores públicos.
É importante destacar que a nova versão dos instrumentos de gestão de documentos já está sendo aplicada no Sistema Eletrônico de Informações (SEI-RJ) para a produção e tramitação de documentos e processos administrativos com vistas ao controle e avaliação do prazo de guarda e destinação em meio eletrônico.
Para conferir essa atualização, acesse através do nosso site a área de “Instrumentos Técnicos” aqui mesmo em nosso portal http://www.aperj.rj.gov.br/inst_tec.php
Publicado em 30/09/2021